個人情報保護法に対する対応

〒110-0015 東京都台東区東上野2-18-7 共同ビル上野1005号
株式会社二十一鑑定
代表取締役 神岡 禎高
(個人情報保護管理者)

情報管理方針

株式会社二十一鑑定は、ご依頼者等のプライバシーを尊重し、入手した個人データについて、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、次のような姿勢で対応いたします。

1. 個人データの利用目的

入手した個人データは、地価公示、地価調査、不動産鑑定評価等業務に限定して利用いたします。

2. 共同利用

取引事例、賃貸事例、造成事例等の事例資料を当事者の一方又はその他の関係者等を通じて取得する場合がありますが、これらの事例資料については、地価公示、地価調査、不動産鑑定評価等業務に限って公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会及び公益社団法人東京都不動産鑑定士協会の会員間で適正に共同利用させていただきます。

3. 安全対策

入手した個人データについては、安全に管理運営するよう鋭意努力するとともに、漏えい、滅失又は毀損などへの危険防止に対する合理的かつ適切な管理を行います。また、個人情報保護管理者を置いて個人情報の適切な管理に努めるとともに、個人情報セキュリティ規定を設けて従業員等への周知徹底を図ります。

情報管理体制

(1) 紙上情報管理

鑑定・調査資料は担当者が自身の机又は事務所内のロッカーに保管しています。無断での自宅等への持ち出しは厳禁としています。現地調査時には、必要最小限の資料(個人情報が含まれる資料は除く)に限って持参することを、作業効率の観点から容認しております。
なお、各従業員の机・共同ロッカー・引出の施錠を励行させています。また、FAX・メールの送信については事前・事後に代表取締役又は所属部長に確認することとし、FAX・メールの内容は1年間保存しています。
なお、終了した業務に関係する資料は事務所内のロッカーで1年程度保存し、その後、シュレッダーに掛けて破棄しています。

(2) 電子情報の管理

事務所内ネットワークにより、案件情報・鑑定評価書・調査報告書は全てサーバーで管理しています。サーバー及びネットワークの保守・管理・外部からの不正アクセス・ウイルス対策は(株)大塚商会に委託しています。
内部からの電子情報の持ち出しを防ぐため、事務所内へのCD-R・スティック等の電子媒体の持込を禁止しています。また、事務所内のCD-Rは全てナンバリングし使用用途を記帳することとしています。
また、全てのクライアント(端末パソコン)に関して、サーバー、外部媒体(FD・CD-R・デジカメ・スティックなど)とのアクセス履歴を把握するソフト(LanScope)を導入し、この履歴をハードディスク及びバックアップテープに1年以上保存し、社内での不正アクセスを予防・発見できる体制を整えています。特に、主要なアクセス履歴については、履歴確認担当者が毎日プリントアウトし、必ず代表取締役が点検しています。
また、各自のパソコンはパスワードを設定し、本人以外は稼動できない体制を取っています。
ただし、この分野は日進月歩であることから、常時委託会社と相談し、情報管理体制の向上に努めています。

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

株式会社二十一鑑定は、「個人情報の保護に関する法律」(以下、「法」といいます。)に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.個人情報の利用目的等

(1) 書面で個人情報を直接取得する場合以外の方法で、個人情報を取得する場合の利用目的(法第18条第1項関係)

弊社が不動産鑑定評価等業務の過程において取得する各種個人情報につきましては、地価公示・地価調査ほかの公的評価及び不動産鑑定士等が行う鑑定評価等業務に限って、利用させていただきます。

「鑑定評価等業務」とは、不動産の鑑定評価並びに不動産鑑定士等の名称を用いて行う不動産の客観的価値に作用する諸要因に関しての調査・分析または不動産の利用、取引もしくは投資に関する相談に応じる業務をいう(不動産の鑑定評価に関する法律第3条の2)

(2) 本人の求めに応じて第三者提供を停止することとしている場合の公表事項(法第23条第2項関係)

現在のところ、該当はありません。

(3) 共同利用に関する公表事項(法第23条第4項関係)

弊社は、取得する取引事例等に関する個人データを下記により共同利用いたします。

  1. 共同して利用する者の範囲:公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会並びにその会員、又は都道府県不動産鑑定士協会に所属する会員
  2. 共同して利用される個人データの項目:物件所在地、価額、面積、取引事例者の氏名、面する道路の幅員などの個別的な、あるいは公法上の制限、所在する地域の特徴などの地域的な価格形成要因のデータ項目
  3. 利用目的:地価公示、地価調査ほかの公的評価及び不動産の鑑定評価に関する法律第3条の2に定められた鑑定評価等業務
  4. 管理責任者:公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会(その下部組織である地域会を含む)及びその団体会員である都道府県不動産鑑定士協会

2.保有個人データに関して、本人の知り得る状態に置くべき事項(法第24条第1項関係)

弊社の保有個人データについて以下の事項を公表いたします。

  1. 個人情報取扱事業者の氏名又は名称:株式会社二十一鑑定
  2. 保有個人データの利用目的:鑑定評価等業務※ ※「鑑定評価等業務」とは、不動産の鑑定評価並びに不動産鑑定士等の名称を用いて行う不動産の客観的価値に作用する諸要因に関しての調査・分析または不動産の利用、取引もしくは投資に関する相談に応じる業務をいう(不動産鑑定評価に関する法律第3条の2)
  3. 開示・訂正等・利用停止等にかかる手続き 3以下をご参照
  4. 苦情の申し出先: 〒110-0015 東京都台東区東上野2-18-7 共同ビル上野1005号 株式会社二十一鑑定 個人情報開示等請求受付係
  5. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先 現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

3.開示等の求めに応じる手続等に関する事項(法第29条関係)

(1) 開示の求めの対象となる保有個人データの事項

開示の求めの対象となる保有個人データの項目は以下の通りでございます。

不動産鑑定評価書(控)記載の個人データ 対象不動産の所在、所有権者の氏名、テナントの氏名等
不動産鑑定評価の依頼に関して取得された個人データ 対象不動産の所在、依頼者の氏名、テナントの氏名等
公益社団法人日本不動産鑑定士協会連合会作成の会員録 会員の氏名、住所、勤務先、電話番号等

(2) 開示等の求めの申し出先

開示等のご請求は下記宛、所定の申請書に必要書類((3)参照)を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
なお、封筒に朱書きで、「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いでございます。

〒110-0015 東京都台東区東上野2-18-7 共同ビル上野1005号
株式会社二十一鑑定 個人情報開示等請求受付係

(3) 開示等の求めに際してご提出いただく書面及び手数料等

「開示等の求め」を行われる場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類を同封して上記開示等の求めの申し出先までご郵送くださいますようお願い申し上げます。
なお、申請書様式がダウンロードできない場合は、当社まで、返信用の82円切手と住所氏名をご記入いただきました返信用封筒を同封の上、下記住所までご郵送くださいますようお願い申し上げます。折り返し申請書用紙をご送付させていただきます。

① 申請書様式

  1. 保有個人データ開示申請書(開示等様式1)(PDF形式:8kb)
  2. 保有個人データ訂正等申請書(開示等様式2)(PDF形式:8kb)
  3. 保有個人データ利用停止等申請書(開示等様式3)(PDF形式:8kb)
  4. 保有個人データ第三者提供停止申請書(開示等様式4)(PDF形式:8kb)

② 本人確認のための書類

会員証、運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上と印鑑証明書(申請書に押印された印鑑にかかるもの)

(4) 代理人による開示等の求め

「開示等の求め」をなされる方が未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは、「開示等の求め」をなさることにつきご本人様が委任した代理人様の場合は、上記(3)の書類に加えて下記の書類等を必ずご同封下さいますようお願い申し上げます。

① 法定代理人の場合

  • 法定代理権があることを確認させていただくための書類(戸籍謄本等)
  • 法定代理人ご本人であることを確認させていただくための書類
    • 運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上と印鑑証明書(申請書に押印された印鑑にかかるもの)

② 委任による代理人の場合

  • 委任状(本人の実印を押印したもの)
  • 代理人ご本人であることを確認させていただくための書類
    • 運転免許証、旅券、健康保険証、外国人登録証明書の写しのいずれか1つ以上と印鑑証明書(申請書に押印された印鑑にかかるもの)

(5) 開示の求めにご対応させていただくための手数料及びそのお支払い方法

1回の申請ごとに、324円
※324円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

(6) 開示等の求めに対するご回答方法

ご申請者の申請者記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

(7) 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的及び保存期間

開示等の求めにともないまして取得いたしました個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものといたします。ご提出いただいた書類は、開示等の求めに対するご回答が終了した日より2年間保存し、その後廃棄させていただきます。

(8) 不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示と決定いたしました場合は、その旨、理由を付記させていただきご通知申し上げます。また、不開示の場合につきましても所定の手数料を頂きます。

  • 開示の求めの対象が、法第2条で定義する保有個人データに該当しない場合
  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合
  • 申請者の個人情報の存在が認められない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書類に明らかな虚偽がある場合

4.苦情及び相談の受付に関する事項(法第31条関係)

当社の個人情報の取扱いに関する苦情又は相談については、下記まで電話、FAX又は、郵送でお申し越し下さいますようお願い申し上げます。

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先:

〒110-0015 東京都台東区東上野2-18-7 共同ビル上野1005号
株式会社二十一鑑定 個人情報開示等請求受付係
TEL:03-3833-1636 FAX:03-3833-1637

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